Как вести воинский учет в организации в 2026 году

Требования к воинскому учёту стали строже, а штрафы за ошибки — исчисляться сотнями тысяч рублей. При этом многие компании до сих пор путают категории сотрудников или не знают о появлении Единого реестра. Разберём все этапы: от назначения ответственных до взаимодействия с военкоматом через новые цифровые сервисы.

Регистрация в военкомате представляет собой систему контроля граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву. Для государства это инструмент мобилизационной готовности, а для компании — строгая обязанность, закреплённая в Федеральном законе № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Основная цель — собирать и актуализировать данные о военнообязанных, своевременно передавать их в военкоматы и оповещать о повестках. От качества этой работы зависит не только репутация компании, но и её финансовое благополучие.

Важно понимать: сдавать данные обязаны все юридические лица независимо от формы собственности и численности штата. Индивидуальные предприниматели формально освобождены от этой обязанности, но при найме сотрудников ИП всё равно должны проверять документы и могут столкнуться с требованиями местных военкоматов.

Прежде чем всё организовать, определите, кто под него подпадает. Ошибка на этом этапе приведёт к неполноте данных и санкциям.

• Кто подлежит: к первой категории относятся призывники — мужчины в возрасте от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе. Вторую категорию составляют военнообязанные в запасе. Это мужчины, уволенные с военной службы; выпускники военных кафедр, получившие звания офицеров, сержантов, солдат; граждане, не служившие по причине освобождения или отсрочки; прошедшие альтернативную гражданскую службу. Также сюда входят женщины, имеющие военно-учётные специальности, например: медики, связисты, картографы и другие специалисты согласно приложению № 1 к Положению № 719.
• Не подлежат воинскому учёту: освобождены женщины без военно-учётной специальности; граждане, постоянно проживающие за границей; лица, отбывающие наказание в местах лишения свободы; освобождённые от воинской обязанности по состоянию здоровья; а также офицеры запаса ФСБ и СВР — их учитывают ведомства.

Вид трудоустройства значения не имеет: учитываются и основные сотрудники, и совместители. А вот практиканты и подрядчики по ГПХ в список не попадают.

Процесс постановки компании на воинский учёт требует нескольких обязательных шагов. Рассмотрим их последовательно.

Шаг 1. Назначьте ответственных. Количество трудоустроенных, которые будут вести записи, зависит от численности военнообязанных, зарегистрированных по состоянию на 31 декабря. Если в организации состоит менее 500 военнообязанных, достаточно одного человека, выполняющего эти обязанности по совместительству. При численности от 500 до 2000 человек требуется один освобождённый работник, который занимается только воинским учётом. Если военнообязанных от 2000 до 4000 человек, необходимо уже два освобождённых работника. На каждые последующие 3000 военнообязанных добавляется ещё один помощник.

Когда в штате два и более специалиста по данной задаче, их объединяют в военно-учётный стол. Для этого выделяется отдельное помещение, оборудуются металлические шкафы для хранения документов.

Шаг 2. Подготовьте и согласуйте документы. До утверждения ключевых бумаг их необходимо согласовать с военкоматом. Это, по сути, и есть момент постановки организации на учёт.

Вам потребуется подготовить проект приказа об организации воинского учёта. Он составляется по форме из приложения № 4 к Методическим рекомендациям. В приказе нужно указать ответственных и того, кто замещает ответственного в его отсутствие. Также необходимо разработать план работы по ведению регистра по форме из приложения № 17. В плане перечисляются все мероприятия с указанием сроков и ответственных лиц.

После того как военкомат согласует эти документы, приказ утверждается руководителем, а копии направляются в военкомат. В дальнейшем любое изменение, например увольнение ответственного или корректировка плана, также требует согласования.

Шаг 3. Разработайте внутренние регламенты. Закрепите обязанности в должностных инструкциях или трудовых договорах наёмного персонала. Если функции поручаются специалисту по совместительству, оформите дополнительное соглашение и предусмотрите доплату.

После того как система настроена, начинается ежедневная работа. Вот что нужно делать регулярно:

1. Проверяйте документы при приёме на работу. При трудоустройстве каждого нового сотрудника требуйте документы. Это может быть военный билет (красный — для солдат, сержантов; зелёный — для офицеров запаса). У призывников должно быть приписное свидетельство. Также может предъявляться персональная электронная карта формы № 1/К с действующим QR-кодом.
2. Заполняйте карточки по форме № 10. На каждого военнообязанного заводится карточка по форме № 10, которая утверждена приложением № 22 к Инструкции № 700. С 2022 года эта форма заменила личные карточки Т-2. Правила заполнения просты: данные берутся из военного билета или приписного свидетельства. Заполнять нужно разборчиво, без сокращений и помарок, используя чернила синего, фиолетового или чёрного цвета. Сведения, которые могут меняться (адрес, телефон, семейное положение), рекомендуется вносить карандашом. Готовая карточка подписывается ответственным специалистом.
3. Взаимодействие организаций с военкоматом. Закон требует направлять в данный орган несколько видов сведений. О приёме или увольнении военнообязанного необходимо сообщить в течение пяти дней, используя форму из приложения № 2 к Положению № 719. При изменении личных данных (образование, должность, семейное положение, состояние здоровья) также в пятидневный срок заполняется листок сообщения по форме приложения № 13 к Методическим рекомендациям. Этот листок передаётся служащему, который должен лично представить его в отделение, а работодатель направляет уведомление об изменении сведений.
4. Проводите сверку. Ежегодно необходимо сверять данные в карточках с документами служащих, а также сверять картотеку с данными государственного органа. Дату сверки назначает сам военкомат. После проведения сверки в карточке формы № 10 ставится соответствующая отметка.
5. Оповещайте о повестках. Если в организацию поступила повестка (бумажная или электронная), её необходимо вручить служащему под подпись не позднее чем за три дня до даты явки. Отрывную часть бумажной повестки нужно вернуть.
6. Снимайте с учёта. Основаниями для снятия являются достижение предельного возраста, признание негодным к военной службе по состоянию здоровья или смерть гражданина. Сейчас действует переходный период повышения предельного возраста пребывания в запасе, который завершится в 2028 году. В карточке формы № 10 указывается дата и причина снятия.

Теперь воинский учёт в России ведётся с использованием Единого электронного реестра.

1. Реестр. Постановление Правительства № 506 от 19.04.2024 запустило государственную информационную систему. Реестр содержит более 25 позиций данных на каждого гражданина: от фамилии, имени и места рождения до СНИЛС, ИНН, сведений о здоровье и основаниях для отсрочки.
2. Портал для организаций. Работодатели обязаны зарегистрироваться в системе на сайте реестрповесток.рф. Для этого потребуется подтверждённая учётная запись юридического лица на портале Госуслуг, а также специальное программное обеспечение: браузер Яндекс или Chromium-GOST, криптопровайдер КриптоПро CSP версии 5.0 R3 и выше с плагином для электронной подписи.
3. Круглогодичный призыв. Призыв на срочную службу стал круглогодичным: понятия «осеннего» и «весеннего» призыва ушли в прошлое. Повестка может прийти в любой день, хотя отправка в войска по-прежнему будет происходить каждые 6 месяцев.
4. Ответственность за нарушения. Неведение регистра или ошибки в нём обходятся дорого. С 1 октября 2023 года денежное наказание выросло в десятки раз, и в 2026 году оно применяется в полном объёме.

Неведение регистра или ошибки в нём обходятся дорого. С 1 октября 2023 года денежное наказание выросло в десятки раз, и в 2026 году оно применяется в полном объёме.

За несообщение о приёме или увольнении военнообязанного должностному лицу грозит взыскание от 40 до 50 тысяч рублей. За неоповещение сотрудника о повестке или необеспечение его явки в военкомат должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 40 до 50 тысяч рублей, а сама организация — на сумму от 350 до 400 тысяч рублей. Такие же санкции применяются за непредставление списков граждан для первоначальной постановки на воинский учёт. Особо строгие меры предусмотрены за нарушения при мобилизации: за неизвещение о мобилизационной повестке, неоказание содействия отделению в оповещении и явке, а также за неисполнение обязанностей по поставке техники должностное лицо могут оштрафовать на 60–80 тысяч рублей, а организацию — на 400–500 тысяч рублей.

Обратите внимание: суммы для юридических лиц исчисляются сотнями тысяч рублей. При этом под удар попадает не только компания, но и лично директор, и ответственный специалист. Чтобы исключить риск ошибок и защитить бюджет компании от огромных штрафов, вы можете заказать профессиональное ведение воинского учета.

Сами граждане тоже рискуют кошельком. За неявку по повестке без уважительной причины взыскание может достигать 30 тысяч рублей. Уклонение от медицинского обследования наказывается до 25 тысяч рублей. Если призывник выезжает на срок более трёх месяцев без уведомления госорганов, ему грозит штраф до 20 тысяч рублей.

Чтобы воинский учёт в вашей организации проходил без проблем, следуйте этим правилам:

1. назначьте ответственного специалиста и официально закрепите его обязанности приказом, дополнительным соглашением к трудовому договору и должностной инструкцией.
2. обязательно согласуйте с военкоматом приказ об организации ведения документации и план работы.
3. оборудуйте место хранения документов: металлические шкафы для картотеки, а при наличии двух и более ответственных — отдельное помещение.

При приёме каждого нового сотрудника тщательно проверяйте его документы. На всех военнообязанных ведите карточки формы № 10 и своевременно актуализируйте в них информацию (желательно карандашом). Строго соблюдайте сроки сдачи отчётности: пять дней, три дня, по запросу. Оповещайте сотрудников о повестках под подпись и обязательно отпускайте их для явки. Ежегодно проводите сверку.

Не забудьте зарегистрироваться в Едином реестре на портале реестрповесток.рф. И, наконец, обеспечьте хранение всех документов не менее пяти лет.

Воинский учёт — это не просто бюрократическая формальность, а зона высоких рисков. Денежные взыскания достигают полумиллиона рублей, цифровизация делает контроль тотальным, а круглогодичный призыв требует постоянной готовности. Незнание закона не освобождает от ответственности, а вот профессиональный аудит и сопровождение помогут сделать документацию прозрачной.